La présente note d’information vise à vous informer des engagements de la Clinique en matière de protection des renseignements personnels. Elle a pour but de vous aider à mieux comprendre les pratiques de la Clinique relatives à la collecte, l’utilisation et/ou la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
1. Pourquoi nous collectons vos renseignements personnels ? La Clinique collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires à l'administration de vos soins dentaires. Par conséquent, vos coordonnées sont utilisées pour communiquer avec vous, que ce soit par messages textes, courriels ou téléphones. Il est toujours possible de se désabonner à tout moment. Concernant les renseignements médicaux, ils constituent des renseignements personnels qualifiés de « sensibles » que la Clinique s’assure de protéger conformément à sa politique de confidentialité et qui sont, de plus, couverts par le secret professionnel.
2. Comment nous les collectons ? La Clinique collecte vos renseignements personnels lors des communications téléphoniques ou par courriel, lorsque vous remplissez le questionnaire de santé et, par la suite, tout au long de votre examen et des soins dentaires.
3. Qui a accès à vos renseignements ? Seules les personnes ayant besoin de vos renseignements personnels pour l’exercice de leurs fonctions peuvent y avoir accès, soit les dentistes, hygiénistes et assistant(e)s dentaires, le personnel de soutien, et les employés affectés à la facturation.
4. À qui nous communiquons vos renseignements à l’extérieur de la Clinique ? En principe, la Clinique doit obtenir votre consentement pour communiquer vos renseignements personnels à un tiers. Toutefois, il est possible, dans le cadre de ses activités, que la Clinique les communique à des tiers, des fournisseurs de services ou des partenaires, et ce conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou l’exécution d’un contrat de services ou d’entreprise confié par la Clinique. Il peut s’agir notamment des personnes suivantes : a. Les laboratoires médicaux; b. Les médecins ou autres professionnels de la santé qui sont tenus au secret professionnel; c. Les organismes d’assurance publics ou privés; d. Les conseillers externes (avocats, comptables); Lorsque la Clinique communique vos renseignements personnels à des tiers, elle s’assure que ces derniers prennent les mesures requises pour protéger vos renseignements.
5. Comment et combien de temps nous les conservons ? Vos renseignements personnels sont conservés dans un local auquel le public n’a pas accès, dans un meuble fermé à clé et/ou sur nos serveurs protégés par mot de passe. Ils sont conservés pour une durée de 5 ans après la dernière inscription à votre dossier.
6. Est-ce que vous pouvez accéder à vos renseignements personnels ou retirer votre consentement ? À tout moment vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements personnels, de les rectifier, de retirer votre consentement à leur utilisation et/ou communication ou encore de formuler une plainte relative à la protection de vos renseignements, et ce en adressant une demande écrite suffisamment détaillée au Dr. Benoit Legault par courriel à l’adresse : info@cliniquedentairebl.com. Toute demande sera répondue dans un délai de trente jours de sa réception.
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Dr Benoit Legault Chirurgien-dentiste 450-464-3368 info@cliniquedentairebl.com
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